Cómo organizar un evento de empresa paso a paso

Organizar el evento de la empresa suele caer en alguien que ya tiene su trabajo: la persona de marketing, la de recursos humanos o directamente el gerente. Esta guía está pensada para esa persona. Sin teoría: lo que hay que decidir, en qué orden y dónde suele fallar.

1. Decide para qué es el evento

Parece obvio, pero cambia todo lo demás. No es lo mismo una cena de Navidad para que el equipo se lo pase bien, que una presentación de producto para clientes, que un aniversario al que invitas a prensa y autoridades. Escribe en una frase qué quieres que la gente piense al salir. Esa frase decide el formato.

2. Fija el presupuesto y repártelo

Un reparto razonable para un evento con cena y fiesta: espacio y catering (40–50 %), producción técnica —sonido, luz, pantallas— (15–25 %), artistas o DJ (10–20 %), decoración, fotografía y vídeo (10 %) y un 10 % de margen para imprevistos. Si no hay margen, lo habrá, pero lo pagarás con estrés.

3. Fecha y espacio

Reserva con dos o tres meses como mínimo; en diciembre, más. Al visitar el espacio, pregunta por lo que nadie pregunta: potencia eléctrica, altura del techo, horario límite de ruido, acceso para descargar material y si permiten proveedores externos de sonido.

4. Producción técnica: lo que hace que el evento funcione

• Presentaciones: microfonía (solapa para quien presenta, de mano para preguntas), pantalla o proyector con buen tamaño para la sala, y un técnico que gestione el audio de los vídeos. Un portátil que no conecta delante de 200 personas es el clásico.
• Cena: música ambiente repartida y un micro para los discursos.
• Fiesta: equipo con subgraves, DJ o banda e iluminación de pista.

Tenemos una guía sobre qué equipo de sonido necesitas según el aforo.

5. Artistas y entretenimiento

Un DJ para la fiesta, un grupo de versiones, un monologuista, un mago para el cóctel… Lo que mejor funciona es que pegue con la gente que va, no con lo que le gusta a quien organiza. Si quieres un artista conocido, el caché se negocia con agencia y con margen de tiempo; lo explicamos en cuánto cuesta contratar a un artista.

6. Comunicación

Invitación con antelación, recordatorio una semana antes, y alguien que haga fotos y vídeo el día del evento. Ese material vale oro después para redes, para la web y para el evento del año que viene.

7. El día del evento

Un responsable (de la empresa o de la productora) con el horario minuto a minuto y los teléfonos de todos los proveedores. Montaje con margen, prueba de sonido y de vídeos antes de que llegue nadie. Y un plan B para el tiempo si es al aire libre.

Los errores que más se repiten

• Contratar el catering y dejar el sonido "para el final".
• Discursos sin micro o con un micro que acopla.
• No preguntar la hora límite de ruido del espacio.
• Programar demasiadas cosas: la gente también quiere hablar.
• Dejar la fiesta en manos de una playlist del móvil.

Si prefieres que alguien se encargue, en Paradigma Events producimos eventos para empresas completos o solo la parte técnica. Cuéntanos qué tienes en mente y te proponemos formato y presupuesto.