Cómo organizar los conciertos de las fiestas del pueblo: guía para ayuntamientos

Llevamos años produciendo conciertos y verbenas para ayuntamientos de Castilla-La Mancha, y casi siempre nos encontramos con las mismas dudas: cuándo hay que empezar, cuánto cuesta de verdad y qué hay que contratar aparte del artista. Esta guía está escrita para la concejalía de festejos o la comisión de fiestas que tiene que sacar adelante el programa.

Cuándo empezar

Para fiestas de verano, los artistas con más demanda cierran sus fechas entre noviembre y febrero. Si quieres un nombre concreto, empieza en otoño. Las orquestas también se reservan con meses; las buenas, para las fechas fuertes de agosto, con un año.

Qué cuesta un artista (y qué no incluye el caché)

El caché es lo que cobra el artista por actuar. Varía muchísimo: una orquesta puede ir de unos 3.000 € a más de 15.000 € por noche según su tamaño y su fama; un grupo de versiones conocido en la zona, entre 1.500 y 5.000 €; un artista nacional, desde 15.000–20.000 € hasta cifras de seis dígitos para los más grandes. Son referencias del mercado, no tarifas.

Lo importante: el caché no suele incluir la producción. Es decir, aparte hay que contar con escenario, sonido, iluminación, generadores, camerinos, vallas, seguridad y, a veces, alojamiento y comidas del equipo del artista. Todo eso viene detallado en el rider técnico del artista, y es lo que más sorpresas da a quien organiza por primera vez.

Qué hay que contratar además del artista

• Escenario cubierto, del tamaño que pida el rider.
• Sonido e iluminación acordes al aforo esperado y al rider.
• Corriente: generadores si la plaza o el recinto no dan la potencia necesaria.
• Camerinos, aseos y vallas de separación del escenario.
• Seguridad y plan de autoprotección según el aforo.
• Seguro de responsabilidad civil del evento.
• Derechos de autor (SGAE) y las licencias que correspondan.

Cómo contratar: licitación, contrato menor y agencias

Cada ayuntamiento tiene su procedimiento (contrato menor, negociado o licitación según el importe) y conviene consultarlo con secretaría e intervención con tiempo. Lo que sí podemos decirte desde la experiencia: trabajar con una productora que negocie con las agencias, coordine giras y se encargue de toda la producción suele salir más barato y da muchos menos quebraderos de cabeza que contratar cada cosa por separado. Coordinando fechas con otros pueblos cercanos se consiguen cachés mejores, porque el artista encadena actuaciones.

Errores que vemos cada verano

• Contratar al artista y descubrir el rider después.
• Un escenario demasiado pequeño para la orquesta.
• Sonido insuficiente para una plaza grande, o demasiado para una pequeña con vecinos.
• Sin generador, con el cuadro eléctrico de la plaza al límite.
• No pensar en la comunicación: el cartel sale tarde y la gente no se entera.

En Paradigma Events producimos conciertos y verbenas completos para ayuntamientos: booking, escenario, sonido, luz, logística y comunicación. Hemos trabajado con artistas como La Oreja de Van Gogh, Shinova, Siloé o Antonio José, y con orquestas y grupos de la zona. Si estás preparando el programa de fiestas, escríbenos y te mandamos opciones de artistas con disponibilidad y un presupuesto completo. Más en producción de conciertos.