Permisos, seguros y licencias para organizar un concierto o festival

La parte menos divertida de organizar un evento, pero la que te deja dormir tranquilo. Esta es la lista de lo que normalmente hace falta para un concierto, una verbena o un festival en España. Cada comunidad autónoma y cada ayuntamiento tienen sus normas, así que úsala como guía para saber qué preguntar, no como asesoramiento legal.

1. Licencia o autorización municipal

Cualquier espectáculo público con asistencia de gente necesita autorización del ayuntamiento (y, en recintos grandes o determinados casos, de la comunidad autónoma). Se solicita con antelación —en muchos sitios, un mes o más— y suelen pedir la documentación de los puntos siguientes. Si el organizador es el propio ayuntamiento, el procedimiento es interno, pero los requisitos de seguridad son los mismos.

2. Memoria del evento y plan de autoprotección o de seguridad

Un documento que describe el evento: aforo, horarios, plano del recinto con accesos, salidas de emergencia, ubicación del escenario, de las barras y de los servicios, y medidas de seguridad. A partir de ciertos aforos (según la normativa autonómica) hace falta un plan de autoprotección firmado por un técnico competente. Para aforos pequeños suele bastar una memoria de seguridad más sencilla.

3. Seguro de responsabilidad civil

Obligatorio. Cubre los daños a terceros (público, vecinos, instalaciones). Los capitales mínimos dependen del aforo y los fija cada comunidad autónoma. Si subcontratas la producción, pide también el seguro de la empresa de sonido, escenario, etc. Para eventos con montajes grandes, conviene además un seguro de cancelación y de daños al material.

4. Seguridad privada y control de accesos

A partir de cierto aforo se exige personal de seguridad (vigilantes habilitados) y controladores de acceso con la formación oficial. El número lo marca la normativa autonómica y la licencia. También hay que prever vallado, recuento de aforo y, en festivales, control de objetos.

5. Asistencia sanitaria

Ambulancia, puesto sanitario o personal de primeros auxilios según el aforo y la duración. En eventos medianos y grandes es un requisito de la licencia, no una opción.

6. Certificados de las instalaciones

El escenario, las torres de sonido y luz, las carpas y la instalación eléctrica (generadores, cuadros) necesitan certificados de montaje firmados por técnico. Tu proveedor de producción debería entregarlos sin que se los pidas.

7. Derechos de autor (SGAE y otras entidades)

Por la música que suena en un concierto se pagan derechos de autor. La SGAE cobra un porcentaje sobre la taquilla o una tarifa según aforo si es gratuito. Es responsabilidad del organizador comunicarlo y liquidarlo.

8. Ruido y horarios

Las ordenanzas municipales fijan límites de ruido y horas de cierre. En eventos al aire libre en zonas residenciales, algunos ayuntamientos piden un estudio acústico o imponen limitadores. Mejor saberlo antes de firmar al artista que toca a las dos de la mañana.

9. Otros

Permisos de ocupación de vía pública, barras y venta de alcohol (y la prohibición de venta a menores), licencias de los food trucks, contrato con empresa de limpieza, aseos portátiles, y la comunicación a Policía Local y Protección Civil.

Nuestro consejo

Haz una reunión con el ayuntamiento (o con tu propio técnico municipal) tres meses antes con un plano y un programa, y pregunta exactamente qué documentación quieren. Es lo que hacemos nosotros en cada producción. En Paradigma Events preparamos la documentación técnica, los certificados y los seguros de la producción de los eventos que organizamos; lo tienes en organización de festivales y producción de conciertos. Si tienes dudas con tu evento, pregúntanos.